بسیاری از شرکت های معتبر جهانی، در مقاطع گوناگون و مخصوصاً در پایان سال مالی خود، اقدام به انبارگردانی تمام انبارهای خود می نمایند تا از این طریق از موجودی دقیق کالاهای خود اطلاعات لازم را به دست آورند. در این نوشتار، سعی شده است بخشی از تجربیات مجموعه لجستیک گلدیران (GLC) در خصوص انبار گردانی و روشهای آن در طی سالها فعالیت و برای بیش از 30 شرکت در این حوزه، به اشتراک گذاشته شود.
انبارگردانی می تواند در انجام برنامه ریزی بهتر در خصوص خرید کالا نقش و سهم بسیار بزرگی را ایفا نماید و به همین جهت از اهمیت بالایی نیز برخوردار است. از جمله مزایای انبارگردانی می توان به موارد زیر اشاره نمود.
موجودی دقیق و قابل اعتماد: انبارگردانی کمک میکند تا موجودی واقعی انبار با موجودی ثبتشده در سیستمها مطابقت داشته باشد. این کار به جلوگیری از اشتباهات و ناهماهنگیها کمک میکند.
مدیریت هزینهها: با اطمینان از صحت موجودی کالا، میتوان هزینههای اضافی ناشی از انبارداری اضافی یا خرید غیرضروری کالاها را کاهش داد.
پیشگیری از انقضا و آسیب: انبارگردانی منظم به شناسایی کالاهای منقضی، خراب و غیرقابل استفاده کمک میکند تا از هدررفت منابع جلوگیری شود.
تصمیمگیری مناسب و موثر: اطلاعات دقیق و بهروز از وضعیت موجودی به مدیران کمک میکند تا تصمیمات بهتری در زمینه خرید، فروش و برنامهریزی تولید و شناسایی گردش کالا و … بگیرند.
رضایتمندی در صاحبان کسب و کار: با داشتن موجودی دقیق و مطمئن، شرکت میتواند بهسرعت به سفارشات مشتریان پاسخ دهد که منجر به افزایش رضایت و وفاداری مشتریان میشود.
رعایت استانداردها و قوانین: بسیاری از صنایع ملزم به رعایت استانداردها و مقررات خاصی هستند. انبارگردانی منظم میتواند به رعایت این الزامات کمک کند.
کاهش ریسکها: انبارگردانی به شناسایی مشکلات و نواقص در مدیریت موجودی کمک میکند و به این ترتیب ریسکهای مرتبط با کمبود کالا یا اضافی بودن آن کاهش مییابد.
انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی به فرآیند بازرسی و بررسی موجودی کالاها در انبار گفته میشود که هدف آن اطمینان از صحت موجودی و اطلاعات ثبتشده است. برای انجام انبارگردانی میتوان از روشهای مختلفی استفاده کرد.
انواع انبارگردانی
انبارگردانی جامع: تمامی موجودی انبار بهطور کامل بررسی و شمارش میشود. این روش معمولاً در پایان سال مالی یا در زمانهای خاص انجام میشود.
انبارگردانی دورهای: در این روش، موجودی بهطور دورهای و در زمانهای مشخص (مثلاً ماهیانه، فصلی) شمارش میشود. این کار به مدیران کمک میکند تا از تغییرات موجودی در طول زمان مطلع شوند.
انبارگردانی ادواری: در این روش، انبارگردانی در بازههای زمانی مشخص اما نه بهطور کامل انجام میشود؛ بهطوری که یک بخش از انبار در هر بار شمارش شود.
روش نمونهگیری: در این روش، از یک نمونه تصادفی از کالاها شمارش صورت میگیرد و با استفاده از آن، موجودی کل تخمین زده میشود. این روش میتواند سریعتر و کمهزینهتر باشد. در این حالت بهتر است از روش ABC استفاده نمود.
روش ABC: در این روش، کالاها بر اساس ارزش و اهمیتشان دستهبندی میشوند (A) کالای با ارزش بالا، (B) کالای با ارزش متوسط، (C) کالای با ارزش پایین و بررسیهای بیشتری روی گروه الف انجام میشود.
زمان انبارگردانی
تعداد دفعات انبارگردانی در سال، متناسب با تعداد و اهمیت کالاها در انبار متفاوت است. با توجه به این موضوع، انبارگردانی را میتوان به شکل های گوناگون طبقه بندی کرد.
1- انبارگردانی پایان سال: در این نوع انبارگردانی که در پایان هر سال و دقیقا پیش از شروع سال نو انجام میگیرد، با سرشماری کالاهای انبار گزارشی تهیه میشود، تا موجودی انبار و میزان فروش و سود و زیان سازمان در طول سال انجام گیرد. در این نوع انبارگردانی همچنین کالاهای راکد که مدت طولانی در انبار مانده و به فروش نرسیدهاند، شناسایی میشوند.
2- انبارگردانی میان دوره ای: این انبارگردانی در میانه سال مالی و معمولا در پایان نیمسال اول انجام میگیرد. روند اجرای این انبارگردانی با نوع قبل تفاوتی ندارد و تنها به منظور دستیابی به گزارشی دقیق تر از موجودی انبار در پایان سالاست.
3- انبارگردانی رندوم: گاهی اوقات در فواصل نامشخص گزارشی از موجودی کالا در انبار گرفته میشود که به آن انبارگردانی تصادفی یا رندوم می گویند. هدف از این انبارگردانی بررسی مغایرت بین سنجش کالا و اطلاعات ثبت شده و کاهش ضریب خطا و ایضاً بررسی نحوه عملکرد نیروهاست
روش های انبارگردانی
انبارگردانی عموماً به سه روش زیر انجام میشود:
• روش سنتی
• روش هوشمند
• روش نیمه هوشمند
در تعیین روش انبارگردانی نیز آیتم های زیر بسیار حیاتی و مهم می باشد:
1-زمان انبارگردانی، آیا امکان توقف عملیات وجود دارد؟ 2-ابعاد کالا 3-ظرفیت انبار 4-فناوری و یا ابزار شمارش 5-نرم افزار انبار 6-هزینه انبارگردانی
روش سنتی
در این روش شمارش کالاها به صورت دستی و با کمک تگ گذاری کالاها انجام میشود. در روش سنتی، حضور سرپرست انبار و گروههایی متشکل از یک نفر شمارشگر و یک نفر ثبت کننده الزامی است. از این رو این روش مستلزم صرف زمان زیاد و امکان بروز خطا در شمارش کالا میشود.
انبارگردانی سنتی نیازمند اجرای مراحلی قبل، بعد و حین اجرای عملیات است این مراحل شامل موارد زیر است:
پیش از شمارش کالاها: پیش از شروع شمارش ، باید فردی به عنوان مسئول هماهنگ کننده انبارگردانی انتخاب شود؛ این فرد مسئول اصلی اجرای صحیح فرایند انبارگردانی خواهد بود و با انتخاب تیم انبارگردانی و اطلاع روز و ساعت شروع شمارش به تمام بخش های انبار ، این عملیات را کنترل میکند. علاوه بر این باید آمار موجودی انبار و چیدمان اقلام در انبار را بررسی و در صورت خطا در هرکدام، اقدام به رفع مشکل کند.
حین شمارش کالاها: شمارش موجودی باید توسط گروه های دو نفری شمارشگر و ثبت کننده انجام گیرد. البته بهتر است موجودی ها دوبار و هربار توسط گروهی متفاوت انجام گیرد.
در صورتی که انبارگردانی بر اساس وزن صورت میگیرد، باید از وجود و صحت دستگاه های توزین اطمینان حاصل شود.
پس از شمارش کالاها: در صورت وجود مغایرت در نتیجه شمارش دو گروه شمارشگر، یکبار شمارش اقلام باید با حضور هر دو گروه و حسابرسان برای مشخص نمودن اعداد نهایی صورت گیرد. پس از خاتمه شمارش، گزارش موجودی توسط افراد حاضر در انبارگردانی امضا و تایید شده و به واحد حسابرسی ارسال میشود.
روش هوشمند
این روش با استفاده از سیستم مدیریت انبار صورت میگیرد. سیستم مدیریت انبار، مجموعهای از نرم افزارها و رباتهای هوشمند و فرآیندها است که امکان ردیابی یک کالا از زمان ورود به انبار تا زمان انتقال از انبار را فراهم میکند. به این ترتیب در صرف زمان و نیروی انسانی صرفهجویی شده و انبارگردانی با دقت بسیار بالایی انجام میشود.
• استفاده از اینترنت اشیا
• فناوری صوتی WMS
• مدیریت انبار با RFID
• یادگیری ماشینی
با توجه به اهمیت استفاده از فنآوریهای مدرن در ادامه به معرفی این فنآوریها میپردازیم:
اینترنت اشیا
وسایلی که قابلیت اتصال به اینترنت را دارند و دادهها را بلافاصله در اختیار کاربران قرار میدهند. این اطلاعات برای مدیریت دقیق موجودی کالا، تجزیه و تحلیل و بررسی فضاهای خالی انبار و مواردی از این دست استفاده میشود. نمونهای از اینترنت اشیا، عینکهای هوشمند و رباتهای متحرک AMR هستند.
فناوری صوتی WMS
این سیستم در پیدا کردن کالا در انبار به کارکنان کمک میکند؛ همچنین موجودی را ارزیابی و محمولهها را پردازش میکند. این فناوری قادر به ارسال تاییدیههای تحویل در برابر دستورالعملهای شفاهی است؛ در نتیجه احتمال سوءتفسیر اطلاعات از سوی کارمندان کاهش مییابد.
مدیریت انبار با RFID
با افزایش حجم ورود و خروج کالا از انبارها، روش های سنتی که شامل ثبت دستی ورود و خروج کالا می شد، دیگر پاسخگو نیست، زیرا علاوه بر بروز اشتباه در ورود اطلاعات به نرم افزار، با سرعت نقل و انتقال کالا هم همخوانی ندارد. برای حل این مشکل، نیاز به اتوماتیک کردن ورود دیتا داریم. این کار در گذشته با استفاده از سیستم های بارکدی انجام می شد که هنوز نیز رواج دارد. بارکد مسئله بروز خطا در ورود اطلاعات را بر طرف می کند؛ اما همچنان سرعت و حجم دیتای انتقالی، می تواند مسئله ساز شود.
در حقیقت، محدودیت بارکد در نحوه خوانده شدن آن است که به خط دید مستقیم (Line of sight) نیاز دارد. به عبارت دیگر، بین بارکد و اسکنر قرائتگر آن نباید هیچ مانعی وجود داشته باشد در غیر این صورت بارکد خوانده و قرائت نمی شود. نتیجه اینکه کالاهای ورودی و خروجی باید با مکانیزمی(مثل نوار نقاله) به صورت تک تک وارد انبار شوند(یا از آن خارج شوند) تا قابل قرائت باشند؛ این مشکل در سیستم های RFID حل شده است.
در این سیستم ها نیازی به وجود خط دید مستقیم بین برچسب (Tag)، آنتن و برچسب خوان(Reader) وجود ندارد. زیرا ارتباط اطلاعات از طریق انتشار امواج الکترومغناطیسی اتفاق می افتد. این مطلب باعث می شود که تعداد زیادی کالا در هنگام ورود و خروج شناسایی شوند، بنابراین سرعت این نقل و انتقال بسیار افزایش یابد.
بدیهی است که در انبارهای بزرگ که حجم ورود و خروج بالاست، استفاده از چنین مزیتی که فناوری RFID ایجاد می کند، بازگشت سرمایه (ROI) قابل توجهی به همراه خواهد داشت.
در استفاده از تکنولوژی RFID برای انبارداری سیستم مدیریت انبار (WMS) یا مکانیزاسیون انبار و یا انبارداری نوین با فناوری RFID، ردیابی معمولا در سه سطح انجام میشود:
1- سطح آیتم یا کالا: در این حالت برچسب مستقیما روی کالا نصب می شود. این برچسب ها عموما شکل برچسب دارند و قابل جدا کردن از کالا نیستند، به همین دلیل، برچسب مصرفی محسوب می شوند.
سطح کارتن: می توان به جای نصب برچسب روی کالاها، آنرا روی کارتن های حاوی کالا نصب کرد. در این حالت، واحد شمارش و ردیابی کارتن خواهد بود.
سطح پالت: می توان به جای ردیابی کالا و کارتن، پالت ها را ردیابی کرد. به دلایل فنی، ردیابی پالت بیشتر توسط برچسب های فعال (Active) که در خود باطری مستقل دارند انجام می شود.
یادگیری ماشینی
یادگیری ماشینی یک فناوری جدید برای سیستم مدیریت انبار WMS است. هنگام ورود محمولهها به انبار، نرمافزار یادگیری ماشینی کالاهای جدید را اسکن میکند و از طریق هوش مصنوعی مکان مناسب را برای آنها معین میکند و ماشینها به آن سمت هدایت میشوند. یادگیری ماشینی به منظور پیشگیری از خطا، سفارشات تاریخهای مختلف را از یکدیگر جداسازی میکند و در مورد محصولاتی که به زودی منقضی میشوند، هشدار میدهد؛ این فناوری همچنین پیشبینی میکند که تاخیر ممکن است در چه مواردی اتفاق بیفتد تا اقدامات لازم در این مورد انجام شود.
روش نیمه هوشمند
در این روش انبارگردانی با توجه به موارد زیر می توان روش انبارگردانی سنتی را با روش هوشمند ترکیب نمود .
1-هزینه های بالای روش هوشمند
2-اهمیت مشاهده بصری کالاها در زمان انبارگردانی
3-کاهش زمان انبارگردانی (در روش سنتی زمان طولانی خواهد بود)
4- کاهش نیروهای انسانی فعال در انبارگردانی
5-ماهیت کالاهای انبار
6-بالا بردن دقت انبارگردانی
7-کاهش هزیته های انبارگردانی
یکی از این اقدامات شمارش فیزیکی کالاها با استفاده از موبایل و یا تبلتهای هوشمند و یا PDA به همراه نرم افزار مربوطه می باشد. تبلتهای هوشمند و موبایل ها اطلاعات را بین رایانهها و سیستم WMS انتقال میدهند. این امر در جمعآوری و مدیریت اطلاعات از ماشینهای انبار به WMS کمک میکند.
در بررسی های انجام شده در شرکتهای مهم داخلی و خارجی، در حال حاضر عموماً از این روش جهت انبارگردانی استفاده می نمایند.
ابعاد کالا
شاید بهتر باشد انبارگردانی را از زاویه ابعاد کالا نیز مورد بررسی قرار دهیم. در این بررسی می توان به 2 تقسم بندی زیر اشاره نمود.
قطعات بزرگ (قطعاتی که به تنهایی قابل شمارش و یا لیبل گذاری می باشند مانند یخچال، تلویریون و …)
قطعات کوچک (قطعاتی که نمی توان به صورت تکی لیبل گذاری نمود مانند پیچ، IC و …)
محدودیت های زمانی
عموماً بهترین حالت انبارگردانی، حالتی است که عملیات ورود و خروج کالا متوقف شده و شمارش انجام شود اما می توان با برنامه ریزی مناسب و دقیق به نحوی عمل نمود تا بدون توقف عملیات اجرایی و یا اجرای توقف موضعی، عملیات اجرایی انبار متوقف نگردد.
مراحل انبارگردانی
مراحل اجرایی استاندارد انبارگردانی در شکل زیر آورده شده است. لازم به ذکر است می توان در این مراحل متناسب با شرایط شرکت ها و امکانات آنها تغییراتی ایجاد نمود.
1- جلوگیری از ورود و خروج کالا به انبار
2- برنامه ریزی و آماده سازی تجهیزات مورد نیاز انبارگردانی
3- شمارش کالاها بر اساس برنامه ارائه شده و ثبت مقادیر
4- شمارش دوم کالاها بر اساس مغایرت های ایجاد شده
5- شمارش سوم کالاها بر اساس مغایرت های ایجاد شده (در صورت نیاز)
6- تائید نهایی مقادیر توسط ناظرین انبار گردانی
7- صورتجلسه نهایی
و در پایان بخش اول ذکر این نکته ضروری است که انبار گردانی علاوه بر اینکه بسیارعلمی است، بسیار و بسیار وابسته به تجربیات مجریان این حوزه نیز هست و بهتر است برای انجام یک انبار گردانی اصولی و اثر بخش، علاوه بر استفاده از تجهیزات به روز از تجربیات متخصصان این حوزه نیز بهره برد.
